AgileGame : delegation poker

Le but du jeu

Ce jeu a été créé par Jurgen Appelo dans son cycle de formation au management 3.0. Quand on parle de délégation on pense souvent à deux alternatives “je le fais ou vous le faites”. En réalité, il existe 7 niveaux de délégation.

Le but de ce jeu est d’enseigner que

• La délégation n'est pas une chose binaire et qu’il existe des nuances entre être un dictateur et être un anarchiste.
• La délégation est un processus qui se fait pas à pas de manière progressive et contrôlée.
• La délégation est dépendante du contexte et que si vous allez trop loin, le chaos pourrait apparaître.

Préparation du jeu
Les joueurs doivent se mettre en groupe de 3 à 7 joueurs et disposer de cartes sur lesquelles nous allons retrouver les 7 niveaux de délégation. Les cartes sont téléchargeables sur le site management 3.0. La traduction française de ses cartes est disponibles dans les annexes de cet article

Les 7 niveaux de délégation sont les suivants

• Dire : vous prenez la décision en tant que manager et vous informez l’équipe de cette décision
• Vendre : vous prenez la décision mais vous essayez de convaincre les personnes du bien fondé
• Consulter : vous prenez la décision mais après avoir écouter et peser les commentaires de l'équipe 
• S’entendre : vous prenez la décision avec l'équipe d’égal à égal
• Conseiller : Vous tentez d'influencer la décision mais cette dernière est prise par l'équipe
• Enquêter : Vous laissez l'équipe décider et ensuite vous vous renseignez sur la décision et leur motivation.
• Déléguer : aucune influence, vous laissez l'équipe s'en sortir toute seule

Quelques exemples:

• Vous pouvez dire à une équipe qu’ils devront déménager dans un autre bâtiment (en leur donnant aussi la raison)
• Vous pouvez vendre à une équipe l'idée de remplacer la méthodologie projet d’un mode waterfall vers une méthode agile (Pas de raison de leur donner le choix.)
• Vous pouvez consulter les membres de l'équipe lorsque vous avez besoin de suggestions pour acheter un logiciel de travail comme un IDE, une base de données....
• Vous pouvez vous entendre sur la stratégie d'adoption de l’agilité dans l’équipe afin de trouver une approche qui convient à tout le monde. 
• Vous pouvez conseiller vos collaborateurs sur les modèles architecturaux à prendre en compte dans le produit qu'ils développent.
• Vous pouvez vous renseigner activement sur la répartition des tâches et des responsabilité au sein de l'équipe.
• Vous pouvez déléguer le codage et le test, parce que çà ne vous apporte rien de rentrer dans ce niveau de détail

Une liste de sujets peuvent être proposés pour orienter les débats mais les joueurs peuvent également proposer leurs propres cas. Par exemple vous pouvez vous inspirer des exemples précédents mais proposer d’autres questions

• Vous souhaitez faire participer les membres de l'équipe dans le recrutement et l'embauche de nouveaux employés. Quel autonomie leur donnerez-vous pour les décisions concernant les différents candidats ?
• Vous préparez la prochaine itération et notamment le backlog. Qui prend la décision du contenu ?
• Vous avez des problèmes de qualité de code. Qui doit suivre la qualité du code ? 
• Vous devez vous débarrasser d’une personne à cause d’une baisse de budget. Qui prend la décision ? 

Déroulement du jeu

1. Une personne choisit une histoire tirée de sa propre expérience ou de la liste proposée
2. Chaque joueur choisit la carte qui correspond au niveau de délégation qui reflète sa manière de gérer le cas proposé
3. Quand tous les joueurs ont pris leur décision, ils montrent la carte qu'ils ont choisie.
4. Les personnes échangent ensuite sur le choix qu’ils ont fait. Commencer par faire exprimer les extrèmes. 
5. Le jeu est joué pendant environ une demi-heure, ou jusqu'à ce que les équipes aient terminé 10 histoires 

Variante du jeu
Variante 1 :
Après chaque tour vous pouvez laisser les joueurs refaire une proposition sur la même histoire si les écarts sont trop grands jusqu’à arriver à un quasi consensus

Variante 2 :
Vous pouvez aussi choisir de compter les points. Le but du jeu est de faire le plus de points possibles pour aller vers le plus de délégation. Pour limiter les problèmes, les joueurs qui représentent la minorité la plus élevée ne comptabilisent pas leurs points

Exemple 1 :

Puisque la plus haute carte est en minorité dans le groupe, cette personne ne gagne aucun point. Les autres gagnent des points comme indiqué par la valeur de la carte (1, 2, 3 et 4 points respectivement).

Exemple 2 :

Trois joueurs sélectionnent le 6 (enquêter), un joueur choisit 5 (conseiller) et un joueur choisit 4 (accepter). La carte la plus forte (6) est en majorité dans le groupe, donc tout le monde gagne des points. Trois joueurs gagnent 6 points. Les autres gagnent 5 et 4 points respectivement.

Variante 3:
Vous pouvez laisser des groupes créer un tableau de délégation (authority board) , avec lequel ils visualisent les décisions qu'ils ont prises ensemble sur chacun des sujets.


Pourquoi un manager doit déléguer
Les équipes auto organisées sont un gage de réussite des projets de développement en mode agile. L’auto organisation fait peur à certains managers, car elle est vue comme un système anarchique (sans règle). Ceci n’est pas vrai car un système sans aucune règle mène au chaos. Dans une équipe auto organisée les ordres imposés par la hiérachie sont limités mais ceci ne veut pas dire qu’il n’y a plus du tout de gouvernance.

Prenons en exemple la nature et plusieurs systèmes complexes

• un essaim d’abeilles
• un déplacement d’oiseau 
• un banc de poissons

Dans chacun des exemples ci dessus chaque individu se gère lui-même et n’attend pas des directives d’un chef pour avancer. Dans ces cas précis, ces systèmes complexes fonctionnent car il n’y a pas de contrôle centralisé dans les mains d’un seul individu.

Dans une entreprise, le pouvoir suprême de décision appartient au propriétaire, au PDG. Il délègue le travail à des managers qui eux le répartissent à d'autres personnes. La délégation est l’attribution de l'autorité et de la responsabilité d’une activité spécifique à une autre personne.

La raison principale pour un manager de déléguer est d'améliorer le contrôle global. Aller vers l’autonomie de ses équipes améliore la satisfaction des membres, en augmentant leur rentabilité et en renforçant leur compétitivité. Si les responsabilités sont distribuées et ne dépendent plus d’un seul homme, on renforce le contrôle global du système qui aura moins de chance de tomber en panne.

Mais, donner plus d’autonomie à des personnes n’est pas toujours facile. Pour certaines organisations, il faut un changement total de culture, qui ne se fait pas du jour au lendemain. De plus, de nombreux managers sont mal à l'aise avec l'idée de distribuer leurs pouvoirs. Ils craignent une perte de contrôle et (dans certains cas) de leurs emplois. Les personnes qui se sentent menacées ont tendance à s'accrocher encore plus à ce qu'ils ont. Alors qu’un manager devrait plutôt être rassuré et tranquillisé d’être responsable avec d’autres d’un système plutôt que d’être le seul responsable.

Déléguer peut être difficile. Avoir une délégation insuffisante conduit à une réduction de la compétence, ce qui conduit à une augmentation du nombre de problèmes, ce qui entraîne les managers à encore moins déléguer...

Les managers s'attendent à ce que leurs employés soient suffisamment compétents pour être autonomes sur une zone de décision définie. Mais personne ne peut être compétent sans avoir acquis une certaine expérience. Bien souvent les managers se sentent obligés de surveiller et de contrôler tous les détails du travail. Ils ne pardonnent aucun échec et ils oublient que ce sont de nos erreurs que l’on apprend le mieux. Les gestionnaires n'acceptent un abandon du contrôle que lorsque les membres de l'équipe sont tout à fait prêts, mais les membres de l'équipe ne peuvent l’être que s’ils obtiennent au moins un certain contrôle sur leur travail.

En tant que gestionnaire, vous devez comprendre que la délégation de pouvoir doit être considérée comme un investissement. Le retour sur investissement peut être un peu long mais il existe. Les membres d’une équipe sans expérience vous coûtent du temps, de l'énergie, de l'argent, et peut-être une certaine frustration.

Références
Articles de Jurgen Appelo article1, article2.
Site sur le management 3.0
Présentation de Jurgen Appelo sur la délégation

Annexes
Les cartes en français
Le tableau authority board
Le résumé de la signification des cartes qu'il est pratique d'avoir sous les yeux quand on joue
Les questions que j'ai proposées à la CARA Night (si je rejoue ce jeu je pense que je préciserai plus le contexte associé à ces questions)