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mardi 28 octobre 2014

Kanban pour tous à SoftShake

On entend souvent parler de Kanban, méthode agile inspirée de l'organisation de Toyota.

couverture du livre de David J Anderson 
(le premier a avoir formalisé la méthode)


Un kanban c'est simple, c'est une étiquette représentant une tâche et pour faire du Kanban il suffit d'avoir un beau tableau sur lequel on trouve l'ensemble des cartes... Kanban apporte bien plus qu'un tableau... si pour vous Kanban ne se résume qu'à ce tableau, c'est que vous êtes passé à côté de l'essence même de la méthode. 


Romain Couturier est coach agile, facilitateur graphique et formateur (son site). Il est venu à SoftShake pour nous parler de ses propres retours d'expériences sur Kanban. Sa présentation apporte des réponses aussi bien à des débutants qu'à des utilisateurs confirmés d'un système Kanban.

Romain a baigné dans différentes organisations agiles ou non, informatiques ou non, pour les aider à évoluer après avoir fait émerger les blocages via Kanban.

Un exemple

Pour ceux qui n'ont jamais entendu parler de Kanban, nous pouvons prendre un exemple....  Tout le monde a un jour dans sa vie emprunté une autoroute, et notamment l'A7 qui est bien connue pour vous emmener dans le sud de la France. Pendant l'été l'autoroute est souvent saturée et vous pouvez être bloqués dans des bouchons. Les mauvais conducteurs se révèlent...  Comme le système est bouché, ils essayent de changer perpétuellement de file.... en espérant gagner quelques minutes. Ils essayent d'améliorer localement (à leur niveau) le système qui est globalement sclérosé. Mais ces comportements isolés ne font qu'empirer la situation. 

La solution mise en place par les sociétés d'autoroute a été de fixer une limite à la vitesse en fonction du trafic. Localement les automobiles sont mécontents car ils roulent moins vite, mais si on prend du recul le système se fluidifie, le flux de voiture est plus important car ininterrompu, et les automobilistes peuvent savoir la durée qu'ils passeront dans le système. 

Pour résumer c'est en abaissant la vitesse que le système va aller plus vite. Un système Kanban se comporte de la même manière, c'est en mettant des limites au travail que nous pourrons améliorer les performances globales du système. 

La méthode Kanban

Kanban est une approche permettant de s'améliorer continuellement. Elle est cadrée par 4 principes  
  1. Commencer là où vous en êtes
  2. S’engager à changer de manière incrémentale et évolutive
  3. En respectant initialement le processus en place, les rôles et les responsabilités
  4. En faisant émerger des actes de leadership à tous les niveaux
Pour y arriver il existe 6 pratiques
  1. Visualiser via le tableau kanban
  2. Limiter le travail en cours
  3. Gérer et mesurer le flux de travail
  4. Rendre explicites les règles de gestion du processus
  5. Implémenter des boucles de feedbacks
  6. S’améliorer de manière collaborative
Romain a ensuite essayé d'expliquer la démarche pour mettre en oeuvre Kanban, de la manière où il aurait aimé qu'on lui explique. 

La démarche Kanban

Tout d'abord Kanban n'est pas une méthode pour gérer des personnes mais pour gérer des projets. Elle peut aider les gens à travailler en équipe et non plus chacun dans son coin. Dans beaucoup d'organisations, les personnes travaillent en silo en limitant la communication avec les autres équipes. Le but est de faire au mieux son travail sans se soucier de ses voisins. Vous me direz vu que les récompenses (les primes et les salaires) sont individuelles pourquoi se priver...  mais ceci va souvent à l'encontre de la fluidité du système global. Comme pour l'exemple des voitures, ce n'est pas parce que l'on va s'améliorer localement que l'ensemble fonctionnera mieux.

Après avoir défini les acteurs d'un projet, il est primordial de réfléchir sur l'unité de travail, l'élément commun à chacun. Cette opération n'est pas forcément simple et n'est pas toujours la user story. Elle peut être plus précise dans certains cas (tâche, bug, ...) ou beaucoup moins en fonction de ce que l'on veut suivre. 

Si vous souhaitez mettre en place un système Kanban sur un des flux de votre organisation, vous devez réfléchir aux différentes étapes par lesquelles un élément de travail passera. Ces étapes peuvent correspondre aux  différentes activités. 

Une fois que le tableau est créé vous devez définir des règles qui vous permettront de définir quand un élément de travail peut passer d'une activité à une autre (Definition of Done). Les règles peuvent aussi correspondre à un engagement de réponse de certaines personnes en cas de blocage. Par exemple un analyste pourrait s'engager à répondre à une question bloquante dans la journée.... 

La plupart des blocages peuvent se résoudre par la communication. 

Kanban vous encourage également à mesurer continuellement le flux de travail pour entre autre calculer le temps de traversée du système. Ce temps moyen donne une indication sur combien de temps peut prendre une demande pour être traitée. 

Si vous voulez en savoir plus sur Kanban je vous encourage à lire le livre de Laurent Morisseau « Kanban pour l'IT ». Ce livre m'a beaucoup aidé à comprendre Kanban et pour la petite histoire, Romain a d'ailleurs écrit le chapitre sur Kanban pour les products owners. 

En conclusion n'hésitez pas à vous intéresser à Kanban et si vous en avez l'occasion, suivez une présentation de Romain sur le sujet. Les slides de sa présentation à Softshake sont disponibles à cette adresse


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