Kanban pirate les habitudes de management

Ce mardi 15 janvier, Alexis Nicolas est venu au CARA Lyon parler de Kanban et de management. Sa présentation est disponible ici.

Alexis Nicolas fait partie de Lean Kanban France au côté de Laurent Morisseau qui est venu présenter Kanban en novembre 2012 à Lyon. Je vous laisse lire le compte rendu de son intervention si vous voulez comprendre ce qu'est Kanban. Alexis est l'auteur du livre Devenez hackteur et a participé à la traduction du livre de David J Anderson. Je reprends ici la couverture de ce livre sur Kanban car il résume bien le but de Kanban, optimiser la gestion d'un flux de production

Revenons à la présentation du jour. Alexis Nicolas est manager chez BNP Paribas et il est venu nous parler de management et de son retour d'expérience sur la mise en place de Kanban dans son quotidien et comment cette méthode peut pirater les habitudes de management. Alexis se voit comme un hacker. Ces termes sont certes provocateurs mais comme il nous l'a rappelé un hacker n'est ni plus ni moins une personne qui se réjouit d'avoir une connaissance intime des rouages ​​internes d'un système. Son intention est de détourner le management pour l'améliorer dans le but d'optimiser une organisation, une entreprise.

Au niveau du management Alexis nous a cité une phrase d'un célèbre théoricien du management Peter F Drucker "Le management c'est bien faire les choses. Le leadership c'est faire les bonnes choses". Kanban est un moyen d'aller vers plus de leadership pour faire les bonnes choses en commandant moins. Un bon manager peut fournir tout un tas d'indicateur à sa hiérarchie,  diriger ces équipes fermement, remplir son rôle attendu mais ce n'est pas pour ça que le travail de l'équipe, de l'entreprise sera bon.

La méthode Kanban n'est pas révolutionnaire, elle ne demande pas comme Scrum de définir des rôles (scrum master, product owner...) et s'applique sur une organisation en place. De plus Kanban ne vient pas avec une multitude de règles. Kanban se résume en 5 pratiques

• Visualiser
• Limiter le travail en cours pour passer d'un mode push a pull
• Mesurer et gérer le flux de travail
• Rendre explicite les règles de gestion DoD definition of done
• S'améliorer de manière collaborative.

La pensée en flux
Un manager doit se concentrer sur le flux de travail plutôt que sur les personnes. Beaucoup de managers se concentrent exclusivement sur l'occupation des personnes, vérifier s'ils sont occupés à 100%, que les horaires sont respectés... Mais jouer le rôle du policier n'est pas toujours  bien perçu par l'humain et ne va pas forcément dans le bon sens d'un projet ou de l'entreprise.

Il est difficile de faire confiance, de déléguer mais le visual management apporté par Kanban permet de rassurer un manager qui a d'une simple vision du tableau une vision complète du processus. En fonction de l'avancée des différentes personnes sur un projet on peut avoir des points de blocage qui entraînent une sous occupation des personnes. Ce qui est important c'est de le savoir. Les personnes non occupées peuvent s'occuper en aidant les autres si possible, en documentant, en se formant... Le rôle du manager est de faciliter le travail de ses collaborateurs.

Une organisation apprenante
Le rôle d'un manager est de limiter les risques et pour cela il faut trouver le plus rapidement possible des solutions aux problèmes. Dans une approche traditionnelle le manager veut des solutions et pas de problèmes pour que le risque soit toujours au plus bas.

Avec Kanban les problèmes sont identifiés le matin à la réunion devant le tableau et partagés par tous. Cette approche collective permet de mieux identifier la criticité d'un problème. Il peut être traité tout de suite mais également plus tard. Comme il est identifié sur le tableau on ne passera as à côté. La résolution en groupe d'un problème va dans le sens de l'apprentissage collectif. Dans une approche traditionnelle si on ne s'attarde que sur la solution, le problème est souvent oublié. Kanban pousse à l'expérimentation. Quand on itère sur un problème on peut tester différentes solutions.

Le changement est viral.
Une fausse idée est de croire que les gens sont réticents au changement. Certes il y a des réfractaires mais si un changement apporte quelque chose aux personnes, elles ne vont pas résister bien au contraire. Un manager a tendance à avoir une approche top down où il planifie tout changement en détail en essayant de tout contrôle.

Avec Kanban le manager va plutôt donner une vision du changement et le laisser se propager de proche en proche. Il faut encourager le changement sans essayer de le contrôler. Alexis nous a cité
Jean Francois Zobrist qui dit que "Le management, ce n’est pas faire, c’est une sorte de laisser-faire, pour faire en sorte que les choses se fassent d’elles-mêmes"

Viser l'auto-organisation
Les managers ont tendance à vouloir centraliser les règles et les processus et essayer de les appliquer sur tous les projets. Cette méthode ne peut marcher car chaque projet, chaque équipe est différente. Plutôt que de vouloir tout gérer un manager doit plutôt lâcher du leste pour développer le leadership dans les équipes. Laisser un espace de liberté et de prise de décision à chaque membre d'une équipe peut grandement améliorer la motivation et la performance d'une équipe.

Les personnes qui ne savent pas déléguer et qui cherchent à tout contrôler vont droit dans le mur. Un exemple classique est de comparer une entreprise à un bateau à rame. A vouloir trop contrôler on finit à la fin par mettre un contrôleur derrière chaque rameur jusqu'à ce que le bateau coule à cause du sur poids 

Le recrutement est par contre vital sur un environnement auto organisé. Il vaut mieux prendre des leaders en herbe plutôt que des personnes hyper compétentes sur le papier. Le rapprochement avec le sport est un bon exemple. Il ne suffit pas d'avoir les meilleurs joueurs sur le papier il faut des personnes motivées pour arriver à un bon résultat.

Conclusion
Par rapport à mon parcours professionnel je trouve que les managers sensibilisés aux méthodes agiles sont trop rares et quand un manager est devant moi pour parler agilité et haranguer les personnes présentes à utiliser Kanban pour pirater les habitudes de management, je ne peux qu'être pleinement satisfait.

Merci donc à Alexis Nicolas et au CARA Lyon d'avoir organisé cette conférence